約一場會議，光「你哪天有空」「那天我不行，改隔天」就能來回三四封信。Doodle 的排程研究指出，一場 10 到 15 人的會議，不靠排程工具的人平均要花 1.5 到 2 小時才敲得定，而且人越多、來回次數與時間就跟著往上疊。今天這套自動化就是專門吃掉這段來回：它是一份 n8n 範本，Gmail 一收到新信，先讓 AI 判斷「這封是不是在跟我約時間」，是的話就去讀你的 Google 日曆空檔，草擬一封帶著可約時段的回信寄出去，最後把原信標成已讀。

先把兩個名詞講白：n8n 是一個用拖拉方式把工具串起來的自動化平台，可以想成一張畫布，你把 Gmail、日曆、AI 用線接在一起；畫布上每一個方塊叫做節點，一個節點做一件事。這份範本一共 10 個節點，作者是 n8n 官方團隊，在 n8n 範本頁累積十萬次以上瀏覽。

這 10 個節點各自在做什麼？

拆開來看，它其實只是把一個人工動作照順序寫下來：

1. Gmail Trigger — 盯著你的信箱，有新信就把整套流程叫起來。
2. Classify appointment（分類器）＋ 一個 AI 模型節點 — 讀信的內容，判斷「這是不是在約時間」。不是的話，流程到這裡就停，不會亂回信。
3. Agent ＋ 另一個 AI 模型節點 — 這是整套的大腦。它拿到信的內容後，會自己去查行事曆、挑出合適的空檔、把回信的文字寫出來。
4. Google Calendar — 掛在大腦底下當工具用，負責回答「這幾天哪些時段是空的」。
5. Send reply — 把寫好的回信從你的 Gmail 寄出去。
6. Mark as read — 把處理完的原信標成已讀，你的收件匣才不會又被同一封信煩。

剩下兩個是畫布上的便利貼註解，只是給你看的說明，不會執行任何動作。

動手前要先準備的三把鑰匙

自動化平台要幫你做事，就得先拿到你的授權（在 n8n 裡叫 credentials，就是「授權憑證」，一組一組存起來重複用）。這套要三把：

• Gmail 授權 — 讓它讀得到新信、也寄得出回信。
• Google 日曆授權 — 讓它看得到你的空檔。
• OpenAI 的 API 金鑰 — 判斷信件跟寫回信的那兩個 AI 節點要用。金鑰就是一串代表你身分的密碼，讓程式可以代你呼叫模型。

15 分鐘把它裝起來

工具庫標的預估設定時間是約 15 分鐘。順序這樣走：

1. 下載範本的 JSON 檔，在 n8n 裡新增一個空白流程，貼上或匯入，畫布就長出來了。
2. 畫布上凡是掛著紅色警告的節點，都是在跟你要授權。逐一點開，接上前面那三把鑰匙。
3. 點開分類器節點，把判斷條件改成你自己的說法。原版判斷的是「這封信在要求約訪」，你可以縮得更窄，例如只認明確提到日期或時段的信。
4. 點開大腦節點，改它的指示：回信要多正式、一次給幾個時段、只開放平日還是週末也行、每段抓多長。這裡是唯一真的要動腦打字的地方。
5. 先用 n8n 的手動執行測一次，寄一封約訪信給自己看它怎麼回。
6. 回信內容你看得順眼了，再把流程打開讓它自己跑。

匯入之後第一件該改的事

先別讓它直接寄。Gmail 節點可以從「寄出回信」改成「建立草稿」，讓它把回信放進草稿匣，你看過再按送出。跑個一週，你就會知道它在哪種信上容易誤判、語氣哪裡不像你，那時候再放手。

另一個常見的調整是收窄觸發範圍：與其盯著整個收件匣，不如只讓它處理某個標籤底下的信，行銷信和電子報就完全碰不到。

常見問題

需要會寫程式嗎？

不用。整套都在畫布上點選、填欄位。唯一要自己寫的是給 AI 的那段指示，用中文講人話就可以。

它會不會把不是約訪的信也回掉？

有可能，所以流程裡才擺了分類器那一關先擋一次。真正的保險是上面說的草稿模式，加上把觸發範圍限縮到特定標籤。

一定要用 OpenAI 嗎？

範本預設接的是 OpenAI 的模型節點。n8n 的 AI 節點可以換成其他模型供應商，換掉之後前後的 Gmail、日曆節點都不用動。

對 n8n 版本有要求嗎？

有。原始範本頁註明需要 n8n 1.19.4 以上，因為裡面用到了比較新的 AI 節點。版本太舊會匯入失敗，先去設定頁確認一下。

你的客製版怎麼改？

匯入這個流程之後，你改了哪些節點？跟原版差在哪？是把它改成只回特定客戶，還是接去 Slack 而不是 Gmail？留言分享，我會看每一則。下篇針對最多人改的點寫深入版。

在 AI 工具庫怎麼匯入這個 Workflow

這份範本收在學院工具庫的 Workflows 頁，標好了節點數與預估設定時間，最後檢視 2026-04-21。

1. 進入 aischool.kolable.app/toolbox
2. 用學員存取代碼登入（如還沒有請聯繫學院取得）
3. 切到 Workflows 頁，搜尋 Suggest meeting slots（或按 Cmd+K / Ctrl+K）
4. 點「下載 JSON」把檔案拿走，或直接連到 n8n.io 的原始範本

工具庫還有 861 個其他項目（4 種類型：Prompt / Skill / MCP / Workflow），每個都標註最佳模型、安裝指令或設定時間。今天就挑這一個裝起來，把它設成草稿模式，明天早上你會先看到三個寫好的回信躺在草稿匣。